A-7.2.1 Leistungsbeschreibung Phase A - Recherche von Archivalien und Luftbildern: Grundlagenermittlung und Archivrecherche

1 Geltungsbereich

Die Musterleistungsbeschreibung richtet sich an die ausschreibende Stelle oder an einen Planer. Sie gilt für die Recherche von Archivalien in den Arbeitsschritten Grundlagenermittlung und Archivrecherchen. Sie gilt nicht für die Beschaffung von Luftbildern. Diese werden gemäß Erlasslage zentral von der Leitstelle Kampfmittelräumung des Bundes im NLBL beschafft (s. Anhang A-2.2).

2 Einleitung

Die Informationsbeschaffung im Rahmen der Phase A stellt die Grundlage für die Bewertung des Kampfmittelverdachts dar. Sie ist in den Anhängen A-2.1, insbesondere in den Anhängen A-2.1.2 und A-2.1.3 beschrieben.

In der Technischen Spezifikation A-9.2.2 „Recherche von Archivalien und Luftbildern“ sind die Anforderungen für Archivrecherchen in den Arbeitsschritten Grundlagenermittlung und Archivrecherchen einschließlich deren Dokumentation beschrieben.

3 Hinweise zur Vergabe von Planungsleistungen

Die Arbeiten zur Grundlagenermittlung und zu den Archivrecherchen sind in zwei aufeinanderfolgenden Schritten durchzuführen.

Wesentliche Voraussetzung für die Vergabe beider Planungsleistungen ist eine ausführliche Aufgabenbeschreibung, die mindestens folgende Angaben zu enthalten hat:

• Auftraggeber und Anlass
• Lage/Anschrift der Liegenschaft/ Untersuchungsstelle
• Ansprechpartner, eingebundene Institutionen/Behörden/Firmen
• Ziel der Maßnahme
• Beschreibung der Liegenschaft/ Untersuchungsstelle:
• Frühere/derzeitige Nutzung
• Weitere bereits vorliegende Informationen im Zusammenhang mit der Aufgabenstellung
• Genaue Beschreibung der Fragestellung, der zu klärenden Aspekte und Fragen sowie die erwarteten Ergebnisse
• Möglichkeit der Akteneinsicht beim Auftraggeber
• Termine/Fristen.

Im Rahmen der Bearbeitung sind Abstimmungsgespräche sowohl beim AG als auch vor Ort bzw. bei Dritten an der Maßnahme Beteiligter einzuplanen.

4 Durchzuführende Arbeiten für die Grundlagenermittlung

Folgende Leistungen sind zu erbringen:

• Inhaltliche, thematische und terminliche Prüfung der vom Auftraggeber formulierten Aufgabenstellung.
• Abfrage der Archivaliendatenbank des Bundes bei der Leitstelle des Bundes für Kampfmittelräumung beim NLBL (s. Anhang A-2.2); die dort vorhandenen Unterlagen werden leihweise kostenfrei zur Verfügung gestellt und sind mit Abgabe des Berichtes zur Grundlagenermittlung wieder vollständig zurückzugeben.
• Recherche und Beschaffung der bei den Eigentümern eines Grundstücks, der zugehörigen Liegenschaftsverwaltung und bei Liegenschaftsnutzern vorhandenen Informationen mit oder ohne örtlichem Aufenthalt einschließlich einem kurzen Bericht zu den Arbeiten; die Kosten für notwendige Reproduktionen werden auf Nachweis vergütet; die anzufragenden bzw. aufzusuchenden Dienststellen werden vom Auftraggeber genannt.
• Recherche und Beschaffung sekundärer Quellen (z. B. veröffentlichte Literatur, nicht veröffentlichte Literatur aus lokalen Archiven und Dienststellen, Internetrecherche) mit oder ohne örtlichem Aufenthalt einschließlich einem kurzen Bericht zu den Arbeiten; die Kosten für Ankauf von Quellen und für notwendige Reproduktionen werden auf Nachweis vergütet; die anzufragenden bzw. aufzusuchenden Archive und Dienststellen sind vom Bieter anzugeben.
• Sichtung der zentral durch die Leitstelle des Bundes für Kampfmittelräumung beim NLBL bereitgestellten Luftbilder (gem. Anhang A-2.2)¸ die übergebenen Luftbilder werden leihweise kostenfrei zur Verfügung gestellt und sind mit Abgabe des Berichtes zur Grundlagenermittlung wieder vollständig zurückzugeben.
• Sichtung der recherchierten Archivalien in Hinblick auf die Fragestellung und unter Betrachtung der Verursachungsszenarien (s. Anhang A-2.1.4).
• Erarbeitung der Recherchestrategie durch Klärung der Frage: in welchen Archiven und deren Beständen können gemäß den fachtechnischen Anforderungen die notwendigen Informationen hinsichtlich
• der Wahrscheinlichkeit des Auffindens,
• des schnellen Zugriffs (Wartezeiten, Benutzungszeiten),
• der zeitnahen Bereitstellung (Zeiten bis zur Bereitstellung von Reproduktionen),
• der erforderlichen Nebenkosten (Reproduktions-, Reisekosten)
wirtschaftlich beschafft werden.
• Erstellen eines Berichtes zur Grundlagenermittlung einschließlich Übergabe der beschafften Dokumente etc.
• Sofern die Phase A bereits mit der Grundlagenermittlung abgeschlossen werden kann, ist die Datenerfassung zur Digitalen Bestandsdokumentation KMR im INSA durchzuführen.
• Ggf. Präsentation und Erläuterung der Arbeiten, Ergebnisse und Empfehlungen beim Auftraggeber.

5 Durchzuführende Arbeiten für die Archivrecherchen

Folgende Leistungen sind zu erbringen:

• Organisatorische Planung der Archivrecherchen unter Berücksichtigung notwendiger Vorbereitungs-, Durchführungs- und Lieferzeiten in Hinblick auf den festgelegten Fertigstellungstermin der Archivrecherchen,
• Durchführung der eigentlichen Archivrecherchen nebst Recherchedokumentation (Erfassungsblatt) und Bericht für jede einzelne Archivrecherche; kontinuierlicher Abgleich der neu gewonnenen Erkenntnisse mit der Aufgabenstellung; Erstellen von Reproduktionen von allen für die Fragestellung relevanten Archivalien,
• Anpassung der ursprünglichen Recherchestrategie nach jeder erfolgten Recherche,
• Erstellen eines Rechercheberichtes und Übergabe der Recherchedokumentation und der recherchierten Archivalien und Luftbilder.

6 Qualifikation/Nachweis

Anforderungen an das Personal sind in der Technischen Spezifikation A-9.2.1 „Fachspezifische Anforderungen an freiberuflich Tätige“ definiert. Die dort in den Abschnitten 3.3 und 3.4 formulierten Anforderungen gelten nicht im Rahmen der Recherche von Archivalien und Luftbildern. Mit Abgabe des Angebots hat der Bieter die Qualifikation der wissenschaftlichen Bearbeiter durch Lebensläufe und Referenzen nachzuweisen.

7 Bericht

In der Technischen Spezifikation A-9.2.2 „Recherche von Archivalien und Luftbildern“ sind die Anforderungen an die Berichte zur Grundlagenermittlung, zu den Berichten für die einzelnen Archivrecherchen und zum Gesamtbericht beschrieben.

Die Anzahl der Ausfertigungen für die Berichte sind im Leistungsverzeichnis zu regeln.

8 Anlagen

• Übersichtskarte Liegenschaft/ Untersuchungsgebiet
• A-9.2.1 Fachspezifische Anforderungen an freiberuflich Tätige
• A-9.2.2 Recherche von Archivalien und Luftbildern

Der Leistungskatalog zur Grundlagenermittlung und den Archivrecherchen (A-7.2.1) steht Ihnen als Excel-Datei im Bereich „Anlagen“ zur Verfügung.